Negli ultimi anni il mercato sta diventando sempre più esigente e complesso. Per questo motivo, le imprese che puntano ad essere competitive ed efficienti si trovano costantemente di fronte a nuove sfide. Oggi, soluzioni software come gli ERP giocano un ruolo fondamentale nel migliorare le prestazioni delle aziende.
Ma i sistemi ERP cosa sono? Si tratta di sistemi software integrati, progettati per aiutare le organizzazioni a gestire e automatizzare una vasta gamma di processi aziendali. L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning, traducibile in italiano come “pianificazione delle risorse aziendali“. Questi sistemi sono stati concepiti per servire da centro nevralgico e di coordinamento per tutte le funzioni aziendali, consentendo un flusso di informazioni più fluido e una visione panoramica delle operazioni, sempre aggiornata.
Cosa sono i sistemi ERP?
Un’azienda sceglie di affidarsi a un sistema ERP per centralizzare le operazioni. La struttura è concepita in modo da rispettarne la finalità, in quanto prevede una serie di moduli corrispondenti alle varie aree aziendali. Le componenti chiave di un sistema ERP includono:
- Una sezione dedicata alla gestione finanziaria. In questo modulo si sviluppa tutto ciò che riguarda l’economia dell’azienda, inclusa la contabilità generale e la fatturazione permettendo una visione chiara della salute finanziaria dell’azienda;
- Un modulo adibito al mondo delle Risorse Umane (HR). Tale sezione si occupa di tutte le questioni legate al personale come la gestione delle assunzioni, delle performance, delle retribuzioni e dei benefit. Il maggior vantaggio attribuito a questo modulo è sicuramente la possibilità di pianificazione a lungo termine;
- Una sezione destinata alla gestione della supply chain. Questo aspetto è presente soltanto nelle imprese che operano nel settore della produzione e della distribuzione. Tale modulo esercita il controllo su tutto ciò che riguarda l’approvvigionamento, la logistica e la gestione delle scorte;
- Un modulo dedicato all’organizzazione delle vendite e del settore Marketing. La finalità di questa sezione è consentire una migliore comprensione del target di clienti e delle varie opportunità di mercato. Tra le varie operazioni controllabili vi è la gestione dei contatti dei clienti, il monitoraggio delle tendenze di vendita e la pianificazione delle campagne;
- Una sezione adibita alla gestione delle operazioni quotidiane, dei progetti, del tempo, delle risorse e al Business Intelligence e reporting. Questo modulo assiste non solo all’ottimizzazione dei processi aziendali per ottenere una maggiore efficienza ma aiuta a prendere decisioni informate basate su dati accurati, grazie all’analisi dello storico aziendale mediante la costante redazione di report.
Perché l’utilizzo dei sistemi ERP può dare una marcia in più alle aziende
Secondo la sua definizione più classica, un ERP è un software capace di ottimizzare le performance di un’azienda. Dopo aver spiegato i sistemi ERP cosa sono, è il momento di parlare dei suoi benefici, i quali si estendono ben oltre l’ambito economico.
Il primo grande vantaggio risiede nella sua struttura: potendo contare su una conformazione a blocchi, gli ERP sono facilmente scalabili e utilizzabili da qualsiasi azienda, aldilà del settore e delle sue dimensioni.
Poter contare su un software ERP significa inoltre avere una maggiore efficienza operativa. Attraverso questo tipo di soluzione, è possibile avvicinare la propria azienda al mondo dell’automation. Il risultato? Meno lavoro manuale, meno errori umani e quindi elevata efficienza.
Un esempio lampante riguarda i processi di fatturazione: automatizzandoli attraverso dei workflow è possibile ridurre drasticamente i tempi e gli errori, permettendo ai lavoratori di investire il proprio tempo in attività più critiche. Questo aspetto, ovviamente, comporta vantaggi dal punto di vista economico: anche se l’implementazione di un ERP è legata a delle spese iniziali, esse vengono recuperate sul lungo termine attraverso l’ottimizzazione dei processi.
Un altro grande beneficio riguarda il supporto fornito dai software ERP nei processi decisionali. Questo tipo di soluzione consente di centralizzare qualsiasi tipo di informazione – dai bilanci alle giacenze – rendendoli disponibili all’intera azienda. Avere un dataset costantemente aggiornato e alla portata di tutti è importante soprattutto per le aziende con sedi dislocate. Una delle conseguenze di questo upgrade è un Servizio Clienti più sofisticato. Gli ERP, infatti, consentono di gestire le interazioni con i clienti, tenendo traccia delle loro tendenze e permettendo la personalizzazione delle operazioni di Customer Service.
Come implementare un gestionale senza investire una fortuna
Anche se le entrate sul lungo termine sono rilevanti, le spese iniziali per l’implementazione di un gestionale sono piuttosto consistenti. Avere una strategia ben strutturata può aiutare ad aumentare ulteriormente i vantaggi a discapito di queste ultime.
Prima di selezionare un sistema ERP, è essenziale condurre un’analisi approfondita delle esigenze aziendali. È importante chiedersi: “Cosa voglio ottenere con il nuovo sistema?” e “Quali sono i punti critici su cui è necessario lavorare di più?” per poi scegliere il software ERP più adatto tra tutti i fornitori disponibili.
La parte più delicata dell’implementazione di un gestionale è la sua personalizzazione: in questa fase è bene avere una buona collaborazione tra fornitore e azienda. Dopo la personalizzazione, il sistema deve essere implementato in tutta l’organizzazione. Affinché ogni dipendente riesca ad utilizzare al meglio il sistema ERP, è necessario avviare una procedura di formazione.
Non è finita qui: una volta implementato e attivato, il sistema ERP deve essere monitorato e ottimizzato continuamente. Un gestionale perfetto deve crescere con l’azienda: le esigenze possono cambiare nel tempo, a seconda del mercato e della dimensione dell’attività.
Integra Callbix al tuo ERP preferito per migliorare la comunicazione con i clienti
Le aziende che investono in un sistema ERP ben progettato sono più competitive e in grado di adattarsi ai cambiamenti del mercato. L’implementazione di un sistema ERP può essere complicata ma i benefici a lungo termine superano decisamente gli sforzi iniziali. Anche la Customer Service può trarre vantaggio da questo strumento. L’utilizzo di applicazioni come Callbix può certamente essere di grande aiuto.
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