Quando parliamo di schede anagrafiche dei clienti ci riferiamo a quei documenti che contengono tutte le informazioni di base sui consumatori. Nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza, numero di telefono, contatto email, partita IVA, codice per la fatturazione elettronica: questi sono solo alcuni dei dati che possono comporre la scheda anagrafica.
Questi documenti hanno lo scopo di organizzare al meglio i nostri clienti, permettendoci quindi di migliorare anche numerosi processi interni aziendali. Possono essere in formato cartaceo oppure elettronico e, in alcuni casi, includono anche informazioni sulle attività svolte dal consumatore, del tipo:
- Quante volte ha acquistato un prodotto o un servizio?
- Quanto ha speso nell’arco dell’anno?
- Quanto questo cliente è fidelizzato alla nostra azienda?
Inoltre, tutte queste informazioni sono regolate in Italia dalla Legge 4/2013: questa legge stabilisce che le aziende devono conservare le schede anagrafiche dei clienti per almeno dieci anni.
Riassumendo, possiamo quindi dire che, ai fini di una corretta gestione, i dati essenziali da inserire in una scheda anagrafica dei clienti possono essere:
- Nome e cognome;
- Data di nascita;
- Indirizzo di residenza, cittadinanza e nazionalità;
- Numero di telefono e indirizzo email;
- Partita IVA e codice Ateco o società di provenienza;
- Codice di fatturazione.
C’è bisogno di un numero elevato di informazioni ai fini di una migliore gestione del cliente? Non obbligatoriamente. Se infatti sono presenti troppe voci, l’utente potrebbe essere scoraggiato nel compilarle tutte. L’importante è, quindi, che ci siano le informazioni realmente necessarie per fare previsioni di vendita, coordinare le diverse trattative e avere una visione circa l’andamento del tuo business.
Come gestire le schede anagrafiche
Abbiamo visto come le schede anagrafiche siano fondamentali per conservare sistematicamente e in maniera facilmente accessibile le informazioni sugli utenti. Gestirle bene e nella maniera corretta ci consentirà quindi di avere sempre tutti i dati aggiornati e precisi. Ecco alcune linee guida per una gestione ottimale:
- Aggiornamenti costanti. Ogni qualvolta che i dati dell’utente subiscono variazioni, è necessario aggiornare prontamente anche la scheda di riferimento;
- Ordine e pulizia. Tutti i dati non essenziali devono essere eliminati per evitare confusione;
- Facile accessibilità. I dati contenuti nelle schede devono essere comodamente accessibili da tutti coloro che ne hanno bisogno.
Excel, agenda cartacea, calendario online, rubrica del telefono, innumerevoli post-it. Le schede anagrafiche possono infatti essere create manualmente – una prassi lunga e ormai superata – oppure generate automaticamente.
Esistono alcuni software che facilitano la gestione delle relazioni con i clienti: i CRM, Customer Relationship Management, sistemi che aiutano le aziende a rimanere in contatto con i clienti, semplificare i processi e migliorare la redditività. In questo caso, le schede anagrafiche vengono memorizzate in un database centralizzato e possono essere facilmente consultate da diverse persone, anche contemporaneamente.
Nel mondo digitale, per gestire e ordinare le schede, è possibile fruire di software di gestione appositi. Questi programmi sono infatti in grado di conservare, organizzare e ordinare tutte le informazioni relative ai nostri utenti. Inoltre, consentono di eseguire query sulle informazioni memorizzate nel database per generare report e statistiche che saranno utili nella gestione del personale. Una query può infatti fornire una risposta a una semplice domanda, eseguire calcoli, combinare dati da tabelle diverse, aggiungere, modificare o eliminare dati da un database.
Con l’ausilio di un CRM il risparmio di tempo è innegabile, sia per inserire le informazioni che per reperirle. Inoltre, anziché basarsi su modelli precompilati che potrebbero non rispecchiano al meglio il business in cui opera la tua azienda, nei CRM i campi contenuti all’interno della scheda cliente possono essere personalizzati, in base ad esigenze specifiche.
Leggi anche: le migliori App per raccogliere i dati dei clienti.
Quali sono i vantaggi
Per il tuo business, soprattutto dal punto di vista del marketing, i vantaggi di avere delle schede anagrafiche clienti ben strutturate o organizzate sono evidenti. Consentono di adottare azioni più indicate per ottimizzare le proprie strategie.
Puoi lanciare nuovi prodotti modellati e realizzati secondo i bisogni di una nicchia di pubblico e indirizzarli a loro, così da avere una risposta attendibile e veritiera sul livello di soddisfazione e di gradimento. Allo stesso modo, ti sarà possibile indirizzare le campagne marketing verso un pubblico specifico che usa o che comunque ha mostrato interesse verso quel tipo di prodotto o di servizio.
E ancora, puoi testare le varianti di un prodotto per segmenti differenti, così da individuare quello maggiormente ricettivo e adeguare di conseguenza le tue future strategie. Sulla scorta dei dati ottenuti puoi riposizionare il tuo prodotto o il tuo brand e migliorare la comunicazione plasmandola sulle preferenze e le esigenze dei clienti, individuando anche il canale più indicato.
CallBix: un servizio integrabile a qualsiasi gestionale
Grazie all’integrazione di CallBix col tuo gestionale CRM, sarà molto semplice aggiungere informazioni e utilizzare i dati già presenti nel sistema per ottimizzare i processi di gestione dei clienti.
CallBix tiene traccia e archivia tutte le interazioni, fornendoti una panoramica completa di ogni contatto, una vera e propria scheda cliente aggiornata, ricca di informazioni e dati utili. Grazie alle informazioni archiviate nel CRM, puoi conoscere:
- I dettagli delle chiamate precedenti;
- Le richieste specifiche dei clienti;
- Gli appuntamenti fissati.
Ciò ti permetterà di studiare soluzioni ad hoc, in grado di soddisfare le specifiche esigenze di ciascun cliente. Integrandosi poi facilmente con CRM aziendale, sistemi ERP e Microsoft Teams, consente di centralizzare tutte le informazioni dei contatti e di avere sempre accesso ad esse. Questo comporta zero rischi di perdita d’informazioni o di errori causati dalla presenza di dati frammentati.
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