I risponditori automatici, o autoresponder, sono messaggi automatici che puoi ricevere quando esegui una determinata azione, come ad esempio l’iscrizione ad una newsletter, l’invio di un messaggio WhatsApp, una telefonata senza risposta, un messaggio su una pagina aziendale social oppure una semplice e-mail.
Con l’aumento del quantitativo di comunicazioni che dobbiamo gestire, sia a livello personale che professionale, il tempo e l’efficienza sono diventati risorse preziose. In questo contesto, i risponditori automatici si presentano come un’innovativa soluzione per semplificare e ottimizzare il modo in cui gestiamo le nostre interazioni digitali.
In questo articolo andremo ad esplorare, nel dettaglio, le funzioni ed i vantaggi che offrono gli autoresponder, accennando brevemente alle principali piattaforme ed applicazioni che ne permettono l’utilizzo.
Quali sono le funzioni degli autoresponder?
I risponditori automatici sono dotati di un insieme di funzioni potenti e versatili, che consentono di gestire le comunicazioni in modo intelligente e automatico. Ecco le più importanti:
- Risposta automatica ai messaggi in entrata;
- Risposte predefinite e personalizzabili;
- Notifiche automatiche;
- Comprensione del linguaggio naturale tramite l’intelligenza artificiale.
I risponditori automatici sono in grado di rilevare i messaggi in arrivo e fornire risposte automatiche senza l’intervento umano. Questa funzione permette di inviare immediatamente un feedback all’utente, migliorando la tempestività e l’efficienza della comunicazione.
Un’altra importante caratteristica di questi strumenti è la possibilità di impostare risposte predefinite oppure personalizzarle in base alle necessità specifiche dell’utente o dell’azienda. Questa versatilità garantisce che le risposte siano adeguate e pertinenti in vari contesti, offrendo un’esperienza più soddisfacente per chi riceve il messaggio.
Gli autoresponder possono, inoltre, inviare notifiche automatiche per informare gli utenti riguardo a eventi o aggiornamenti importanti, come ad esempio:
- Lo stato di un ordine;
- Lo stato di una richiesta di assistenza;
- Qualsiasi altra informazione rilevante che richiede attenzione immediata.
I risponditori automatici possono, infine, beneficiare delle enormi potenzialità offerte dall’intelligenza artificiale, grazie alla quale il processo di comprensione del linguaggio naturale è in netto miglioramento. Di conseguenza, è possibile imbastire interazioni molto più naturali tra utenti ed autoresponder, con quest’ultimi che sono sempre più in grado non soltanto di comprendere domande complesse ma anche di fornire risposte precise ed adeguate al contesto.
Alcuni risponditori automatici possono addirittura essere configurati per fornire risposte in diverse lingue, migliorando così la comunicazione con una clientela internazionale.
Quali vantaggi offre un risponditore automatico?
Grazie alla loro versatilità e alla capacità di automatizzare le risposte, i risponditori automatici offrono diversi vantaggi sia per gli utenti che per le aziende. Ecco quelli più importanti:
- Efficienza nella gestione delle comunicazioni;
- Disponibilità 24/7;
Riduzione degli errori umani; - Risparmio di tempo e risorse;
- Aumento della soddisfazione del cliente;
- Personalizzazione risposte;
- Supporto multilingue.
I risponditori automatici consentono di gestire un elevato volume di messaggi in modo rapido ed efficiente, garantendo risposte tempestive senza richiedere l’intervento umano. La loro natura automatizzata consente di fornire risposte in qualsiasi momento del giorno o della notte, con tutti i benefici che ne derivano in termini di miglioramento della user experience.
Una risposta automatica riduce la possibilità di errori umani e omissioni. Non solo. L’utilizzo di strumenti del genere può consentire alle aziende di risparmiare tempo prezioso e risorse, liberando il personale da attività che potrebbero rivelarsi ripetitive e concentrando l’attenzione su altri aspetti della produttività aziendale.
Quali sono le varie tipologie di risponditori automatici?
Sono davvero tanti i settori nonché i campi di applicazione di un sistema autoresponder. Oggi abbiamo la possibilità di usufruire di risponditori automatici anche senza essere dei programmatori informatici, in quanto diverse piattaforme mettono a disposizione strumenti di facile utilizzo. Abbiamo, dunque, diverse tipologie di autoresponder, tra cui:
- Email;
- WhatsApp;
- Telefonici;
- Messenger/Instagram.
Risponditori automatici email
Molto probabilmente, ti capiterà ogni giorno, o quasi, di imbatterti in messaggi di risposta automatica attraverso la posta elettronica. Gli email autoresponder possono supportare professionisti, privati ed aziende nella gestione delle comunicazioni con clienti ed utenti, grazie ad alcune funzioni cruciali:
- Risposte automatiche di assenza;
- Conferme di avvenuta ricezione;
- Risposte predefinite;
- Funzioni di segmentazione e targeting;
- Supporto nelle campagne di email marketing.
Se, ad esempio, devi comunicare ai clienti la chiusura per ferie della tua azienda, il modo migliore è quello di utilizzare un risponditore automatico. Attraverso un messaggio di risposta automatica ferie, infatti, puoi avvisare la controparte rispetto a possibili ritardi nelle risposte, fornendo agli utenti informazioni precise sul ripristino dei servizi diretti di assistenza.
È possibile configurare un autoresponder anche per l’invio di conferme di avvenuta ricezione. In questo modo, l’utente può dormire sonni tranquilli, in quanto avrà la certezza che il suo messaggio sia stato regolarmente recapitato.
Esistono anche strumenti avanzati di email autoresponder che agevolano aziende e professionisti nella segmentazione e targetizzazione degli utenti. In questo modo, potrai fornire risposte personalizzate a gruppi differenti di utenti.
Infine, non possiamo non citare le funzioni degli autorisponditori nell’ambito dell’email marketing. Questi strumenti, infatti, possono essere configurati per inviare automaticamente messaggi di benvenuto, promozioni o aggiornamenti periodici ai clienti, aumentando l’efficacia delle strategie di marketing.
Risponditore automatico WhatsApp
In tema di piattaforme di comunicazione istantanea e diretta, WhatsApp occupa senza dubbio una posizione di rilievo. Non sorprende, quindi, che i risponditori automatici abbiano trovato terreno fertile su questa popolare App. I risponditori automatici per WhatsApp consentono di fornire risposte immediate e personalizzate ai messaggi in arrivo, rendendo più semplice la gestione delle conversazioni e migliorando l’esperienza dell’utente.
Le funzioni di risposta automatica possono essere utilizzate sia sui profili tradizionali che su quelli business. Grazie agli autoresponder, dunque, le aziende possono offrire assistenza ai clienti istantanea. È possibile configurare i risponditori automatici affinché inviino notifiche relative ad aggiornamenti o informazioni importanti.
Vuoi saperne di più sull’uso dei risponditori automatici WhatsApp? Leggi l’articolo completo sul nostro blog.
Risponditori automatici telefonici
I risponditori automatici telefonici rappresentano una soluzione pratica ed efficiente per la gestione delle telefonate in entrata, anche quando nessun operatore è immediatamente disponibile. Ecco le principali funzioni di un risponditore telefonico automatico:
- Fornisce informazioni in modo automatico tramite risposte preregistrate;
- Raccoglie le informazioni dei chiamanti;
- Può essere utilizzato per inviare avvisi o notifiche.
Grazie ai continui sviluppi nella tecnologia e l’integrazione dell’intelligenza artificiale, i risponditori telefonici stanno diventando sempre più sofisticati. Questi sistemi possono comprendere e analizzare il linguaggio naturale dei chiamanti, fornendo una comunicazione più interattiva ed efficiente.
Risponditore automatico Messenger e Instagram
Facebook offre una funzione integrata di risponditore automatico su Messenger, che consente alle pagine aziendali di fornire risposte automatiche ai messaggi in arrivo dai clienti.
Questa caratteristica è particolarmente utile per le aziende che gestiscono un elevato volume di messaggi sulla propria pagina Facebook. In questo modo, è possibile gestire in modo efficiente le interazioni con gli utenti e fornire risposte immediate anche quando non è disponibile un operatore umano.
Il risponditore automatico su Messenger può essere configurato in modo da fornire un messaggio di benvenuto personalizzato quando un utente inizia una conversazione sulla pagina aziendale ma può anche fornire risposte preimpostate a domande frequenti o comuni.
Puoi impostare delle risposte automatiche anche su Instagram. La configurazione può essere effettuata anche direttamente dall’applicazione di Instagram, dalla quale potrai configurare delle FAQ per i messaggi inviati attraverso Instagram Direct.
CallBix, l’assistente telefonico virtuale
CallBix è un assistente telefonico virtuale con funzioni di risponditore automatico. Potremmo definirlo un autoresponder ibrido, in quanto si attiva nel momento in cui un’azienda o un professionista non riesce a rispondere ad una telefonata in entrata.
Piuttosto che interloquire tramite comandi telefonici preregistrati, CallBix sposta l’asse della conversazione su differenti mezzi di comunicazione, in particolare WhatsApp o SMS. Non finisce qui. Da WhatsApp o dall’Sms l’utente potrà essere dirottato su una pagina marketing (landing page) per compiere l’azione desiderata dall’impresa o dal professionista (prenotazione appuntamento, compilazione di un form etc.). In questo modo, le aziende possono raccogliere contatti h24, anche in caso di uffici chiusi e operatori impegnati.
Per maggiori informazioni ti consigliamo di dare un’occhiata a tutte le funzioni CallBix.
