
Un risponditore automatico WhatsApp può essere un valido alleato per imprese e professionisti che vogliono sfruttare l’interattività e la freschezza della più popolare app di messaggistica per gestire al meglio la relazione con utenti e clienti.
Potremmo pensare che un sistema del genere possa essere utile solamente nel caso in cui un utente venga contattato direttamente tramite WhatsApp. In realtà, vedremo che è possibile implementare un sistema di risposte automatiche anche quando la fonte di contatto originaria non è WhatsApp ma, ad esempio, una chiamata su rete mobile o fissa.
Negli ultimi anni, la comunicazione con i clienti è diventata sempre più cruciale per il successo di aziende e professionisti. In un mondo in cui l’attenzione è sempre più frammentata e le aspettative dei consumatori sono in continua evoluzione, rispondere in modo tempestivo ed efficiente diventa una priorità assoluta.
Continua a leggere per saperne di più su come funziona un risponditore automatico WhatsApp e capire se anche tu potresti aver bisogno di una soluzione del genere per le tue esigenze comunicative.
Che cos’è un risponditore automatico?
Un risponditore automatico è un software programmato per fornire risposte automatiche a seguito di un’azione compiuta da un utente. Sicuramente sarà capitato anche a te di imbatterti nei cosiddetti “autoresponder”, in quanto il loro utilizzo oggi è esteso a diversi campi della comunicazione online ma non solo.
Basti pensare, ad esempio, a tutte quelle volte in cui ci iscriviamo ad una newsletter, effettuiamo acquisti online oppure ci registriamo ad un evento. In casi del genere, sicuramente riceveremo sulla nostra casella di posta elettronica un’e-mail automatica che rappresenta una sorta di conferma dell’azione che abbiamo compiuto.
Utilizzare dei risponditori automatici può essere vantaggioso sotto tanti punti di vista. Se ben programmati, gli autorisponditori possono aiutare a:
- Risparmiare tempo;
- Migliorare l’engagement (coinvolgimento) degli utenti;
- Migliorare la relazione con il cliente.
Se utilizzi la versione di WhatsApp dedicata alle aziende, scopri di più su come impostare su WhatsApp Business messaggi automatici.
Un risponditore automatico può sostituire la comunicazione personale? Assolutamente no. Gli autorisponditori dovrebbero rappresentare un valido alleato, un supporto alle comunicazioni personali.
Sebbene, infatti, tali strumenti possano essere programmati per sviluppare dinamiche comunicative altamente efficienti, non si può negare l’importanza che ancora conserva la comunicazione diretta per la risoluzione di determinati problemi o la formulazione di specifiche richieste.
Il nostro consiglio, dunque, è di sfruttare soluzioni tecnologiche all’avanguardia per migliorare le relazioni con il pubblico ed ottenere dati preziosi ma senza tralasciare un approccio comunicativo diretto, qualora ve ne fosse l’esigenza.
Come funziona un risponditore automatico WhatsApp?
Un risponditore automatico WhatsApp è una funzione che permette ad aziende e professionisti di inviare messaggi automatici nel caso in cui non sia possibile rispondere immediatamente ad un messaggio WhatsApp in entrata.
In genere, sono due le tipologie di messaggi WhatsApp che vengono inviate attraverso gli autoresponder:
- Messaggi di benvenuto, nel caso in cui un cliente avvii per la prima volta (o dopo che siano trascorsi almeno 14 giorni) una chat con il tuo numero WhatsApp;
- Messaggi di avviso, solitamente utilizzati per fornire risposte agli utenti in orari extra-lavorativi o quando l’azienda è chiusa per ferie.
Quali sono i vantaggi dei risponditori automatici WhatsApp?
Le persone hanno aspettative specifiche quando utilizzano un’app di messaggistica come WhatsApp. Indipendentemente dall’ora o dal giorno in cui viene inviato il messaggio, nell’utente medio c’è quasi la pretesa di ricevere una risposta immediata, un atteggiamento che si sviluppa spontaneamente in virtù delle caratteristiche intrinseche di WhatsApp.
Il punto è che non sempre è possibile garantire risposte agli utenti, in quanto il servizio clienti di un’azienda è aperto soltanto in determinati orari. Inoltre, soprattutto per le imprese maggiormente strutturate, spesso bisogna fare i conti con tempi di risposta lunghi che rischierebbero di innervosire il consumatore.
Utilizzando un autoresponder WhatsApp è possibile fornire informazioni ai clienti rispetto alla propria disponibilità nonché migliorare i tempi di risposta e la customer satisfaction. Ecco quali sono i principali benefici per aziende e professionisti che scelgono di utilizzare un autoresponder WhatsApp:
- Risposta immediata alle domande tipiche poste dagli utenti;
- Possibilità di gestire richieste anche al di fuori degli orari di lavoro;
- Riduzione del carico di lavoro per il personale;
- Miglioramento della user experience, attraverso un sistema comunicativo rapido e tempestivo;
- Possibilità di fornire informazioni rapide senza dover attendere una risposta a stretto giro da parte di un operatore umano;
- Riduzione della frustrazione causata da una mancata risposta o da tempi lunghi di attesa;
- Servizio disponibile h24 tutti i giorni;
- Ottimizzazione delle risorse aziendali grazie a un processo efficiente di gestione delle richieste.
Risponditore automatico WhatsApp: le funzioni di CallBix
Dopo aver descritto, a grandi linee, le caratteristiche e i vantaggi di un risponditore automatico WhatsApp, riteniamo possa essere utile accennare alle funzioni di CallBix nell’ambito della comunicazione tra aziende/liberi professionisti e clienti.
CallBix, infatti, in confronto ai tradizionali autoresponder WhatsApp, garantisce un salto di qualità al tuo customer service. In primo luogo, infatti, l’assistente virtuale CallBix si attiva a seguito di una telefonata alla quale non è stato possibile rispondere.
Questo fornisce già un importante spunto di riflessione, in quanto CallBix è in grado di favorire l’interazione tra sistemi comunicativi differenti (telefonate e applicazioni di messaggistica).
Se sei un libero professionista e ricevi una telefonata mentre sei impegnato in altro, CallBix può intervenire inviando un messaggio WhatsApp automatico a chi ti ha chiamato. Va da sé che la condicio sine qua non affinché ciò sia possibile è che la telefonata giunga da un numero mobile collegato alla nota app di messaggistica.
L’altro aspetto estremamente interessante ed innovativo di CallBix è la qualità della risposta che viene fornita all’utente. Infatti, aziende e liberi professionisti, in base alle esigenze dei rispettivi business, possono invitare gli utenti a compiere azioni specifiche, spostando l’asse della comunicazione da WhatsApp ad una landing page oppure ad un calendario di prenotazioni integrato con Microsoft Bookings.
L’obiettivo è quello di aiutare autonomi ed imprese ad ottenere informazioni preziose sui motivi della chiamata. In questo modo, una telefonata senza risposta non sarà un’occasione persa ma potrà aprire la strada ad interessanti opportunità di business. Scopri di più su cosa puoi fare con CallBix;
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