La vita lavorativa, si sa, è fatta di alti e di bassi: quando i ritmi diventano frenetici, professionisti e titolari di azienda sono messi a dura prova. I picchi di lavoro si verificano ogni qual volta si registra un significativo incremento della domanda di servizi o prodotti. Questo fenomeno è solitamente collegato a fattori stagionali, promozioni speciali o a altri eventi straordinari.
È naturale aspettarsi, per esempio, che un’azienda produttrice di decorazioni natalizie registri un picco di lavoro negli ultimi mesi dell’anno o che un’agenzia di viaggi abbia un aumento della domanda in concomitanza delle ferie estive. Sebbene sia fonte di guadagno, se non adeguatamente affrontato un picco di lavoro può creare molto stress e comportare una diminuzione dell’efficienza dell’attività.
Avere un piano consente di mantenere i nervi saldi: affinché i picchi di lavoro siano ben gestiti, è essenziale ottimizzare l’amministrazione di tutte le risorse. Per fare ciò, è necessario poter contare sugli strumenti giusti.
Quali sono le conseguenze di un picco di lavoro
Un picco di lavoro deve essere affrontato con consapevolezza perché le conseguenze di una cattiva gestione possono creare problemi sul lungo termine.
Errare è umano: in caso di attività lavorativa incrementata, è molto probabile che anche il migliore dei professionisti registri un peggioramento delle proprie prestazioni. Il motivo è sicuramente legato a rallentamenti ed errori conseguenti al sovraccarico. Ciò potrebbe comportare un abbassamento del grado di soddisfazione dei clienti e spingere questi ultimi a cercare gli stessi prodotti e servizi presso i competitors. Migliorare la gestione dei carichi di lavoro aiuta quindi ad affermarsi sulla propria fetta di mercato.
La seconda grande conseguenza di un picco di lavoro mal gestito è sicuramente la perdita di opportunità lavorative. La maggior parte di queste vengono comunicate e discusse utilizzando il canale telefonico o via e-mail: tuttavia, alcune occasioni potrebbero andare perse se la la casella di posta elettronica di un professionista o di un’azienda o la linea telefonica risulta sempre occupata oppure piena di messaggi in coda. Imparare a gestire i picchi di lavoro aiuta dunque a restare sempre aperti a nuove possibilità di guadagno.
Strumenti per la gestione dei picchi di lavoro
Saper gestire bene la propria attività quando i ritmi diventano meno sostenibili è un gran vantaggio per aziende e liberi professionisti poiché protegge le entrate da scelte sbagliate. Il segreto per farlo al meglio è avere a disposizione gli strumenti giusti.
Prima di tutto, è necessario giocare d’anticipo: pianificare le attività aiuta ad affrontarle con meno ansia. Questa tipologia di piano dovrebbe includere una stima delle risorse necessarie, la definizione delle task prioritarie e dei tempi di svolgimento. Per farlo bene è necessario avere una buona visione di insieme della propria azienda, dei compiti da svolgere e delle sue prestazioni. A questo proposito, software come Microsoft project possono fornire un utile supporto per questo scopo poiché offre una vasta gamma di strumenti per l’organizzazione dei progetti, soprattutto se complessi.
Un’altra parola d’ordine per la gestione dei picchi di lavoro dev’essere automatizzazione. Le prestazioni dei dipendenti possono calare quando le attività da svolgere diventano troppo intense. Un errore al momento sbagliato, però, può costare caro. Per questo motivo, quando i ritmi sono troppo elevati si può pensare di automatizzare parte del servizio clienti: attraverso questa strategia, le responsabilità dei dipendenti sono ridotte con un conseguente aumento dell’efficienza delle prestazioni.
Quando si ha un’attività è bene comprendere in tempo quando i propri mezzi non riescono più a funzionare a dovere. In questo caso, il segreto è affidarsi all’outsourcing. Se i picchi di lavoro superano le risorse interne disponibili esternalizzare compiti o processi specifici a terzi può essere una soluzione. Questa pratica può coinvolgere il supporto clienti, utilizzando ad esempio un call center esterno oppure coinvolgere la contabilità, attraverso l’introduzione di consulenti esterni.
Per migliorare la resistenza di un’azienda ai picchi di lavoro non si deve per forza aggiungere: a volte, infatti, basta anche solo riorganizzare il proprio assetto. Una maggiore attenzione verso l’efficacia della comunicazione interna può essere di supporto in caso di picchi di lavoro intensi. Utilizzare dei software appositi come Microsoft Teams consente ai dipendenti di restare sempre aggiornati e in contatto e di essere informati in tempo reale sui processi operativi.
Altre soluzioni per gestire i picchi di lavoro riguardano la scalabilità dell’infrastruttura IT, immancabile quando vi è un aumento del traffico online e delle vendite. Ampliarne la struttura in caso di attività incrementata aiuta l’azienda ad essere più reattiva. In tal caso si può optare per dei servizi in cloud come Microsoft Azure, i quali consentono di modulare l’entità delle risorse in pochi clic.
Se da un lato i picchi di lavoro possono rappresentare una sfida per i professionisti, dall’altro possono essere utilizzati a proprio vantaggio se si dispone dei tool giusti. È nelle difficoltà, infatti, che i problemi di un’azienda vengono a galla. Utilizzando software di monitoraggio delle prestazioni (come Google Analytics per i siti web) è possibile riconoscere le criticità, valutare le misure correttive necessarie e verificare la loro efficacia effettiva.
Callbix è il tuo assistente durante i picchi di lavoro
I picchi di lavoro sono una realtà inevitabile per molte aziende e professionisti, ma non devono rappresentare un problema insormontabile. Con la giusta pianificazione e l’impiego degli strumenti opportuni è possibile gestirli in modo efficiente e godere degli aspetti positivi che essi comportano, come l’aumento dei guadagni. Per giocare al meglio le tue carte e massimizzare i benefici, scegli Callbix.
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