Messaggio di risposta automatica ferie: come impostarlo e cosa scrivere

Come impostare un messaggio di risposta automatica ferie

Le ferie sono un momento prezioso per staccare la spina e ricaricarsi, dedicandosi esclusivamente al relax e al riposo. Durante questo periodo, non si è tenuti a controllare regolarmente la propria casella e-mail o rispondere alle telefonate di lavoro. Anche se si è in vacanza, richieste, chiamate e messaggi potrebbero comunque arrivare da parte di mittenti ignari. 

Per risolvere questo problema, è necessario trovare una soluzione che rispetti le necessità del lavoratore in ferie, non tralasciando però il diritto alla risposta degli altri già “in ufficio”. Una delle strategie più efficaci per gestire le comunicazioni durante le vacanze è impostare un messaggio di risposta automatica. Questo approccio può essere applicato a qualsiasi mezzo, dalle e-mail alle chiamate telefoniche.

Cos’è e come impostare un messaggio di risposta automatica ferie

Un messaggio di risposta automatica è una risposta predefinita inviata pochi istanti dopo un’interazione. Il suo principale scopo è informare il mittente riguardo l’assenza del destinatario e risultano perciò utili quando si è in ferie. L’impiego di un messaggio di risposta automatica può aiutare a gestire le aspettative dei consumatori, a mantenere una comunicazione chiara e trasparente e, in alcuni casi, anche a non perdere clienti

Impostare un messaggio di risposta automatica ferie è un’operazione piuttosto semplice: questa opzione è disponibile nella maggior parte dei client di posta elettronica. 

Il primo passo è accedere al “Pannello di controllo” della propria casella e-mail, solitamente presente nella voce “Opzioni” o “Impostazioni”. Cercare la sezione relativa ai messaggi di risposta automatica.

Dopo l’attivazione, è opportuno impostare una data di inizio e una data di fine: questo sarà l’arco temporale in cui il sistema di risposta automatica sarà attivo.

La struttura del messaggio perfetto

A questo punto è necessario scrivere il contenuto: il messaggio “ideale” dovrebbe essere gentile e professionale ma comunque in grado di fornire tutte le informazioni necessarie. In linea di massima, dovrebbero essere presenti i seguenti elementi:

  • Un saluto professionale e cortese: è buon uso iniziare il messaggio con una formula cordiale come “Salve” o “Buongiorno”;
  • Notifica della ferie: è importante comunicare con chiarezza di essere in ferie e specificare le date in cui il lavoratore sarà assente. Includere questo passaggio è conveniente in quanto consente alle persone di capire quando possono aspettarsi una risposta;
  • Avviso di mancata disponibilità: Dopo aver precisato l’arco temporale di assenza, è bene informare il mittente che durante il periodo di ferie il lavoratore non sarà in grado di rispondere a e-mail, chiamate o richieste di qualsiasi tipo;
  • Indicazioni per eventuali urgenze: questo elemento è opzionale. Se necessario, fornire una soluzione per situazioni urgenti indicando un destinatario alternativo (come ad esempio quello di un collega), specificandone il nome e almeno un canale di contatto (numero di telefono e/o indirizzo e-mail);
  • Ringraziamento e chiusura: concludere il messaggio con un ringraziamento per la comprensione, utilizzando un’altra formula di saluto professionale come “Distinti saluti”.

Prima di attivare il messaggio di risposta automatica, è opportuno testare l’impostazione inviando un’email a se stessi attraverso un qualsiasi indirizzo di posta elettronica. In questo modo, è possibile accertarsi che tutto sia stato correttamente formattato e che il messaggio venga ricevuto in tempi brevi e nella modalità desiderata.

Gli errori da non commettere nell’impostazione del messaggio di risposta automatica durante le ferie

Oltre alla corretta scrittura del contenuto, ci sono altre considerazioni importanti da tenere a mente quando si realizza un messaggio di risposta automatica:

  • Agire nel rispetto della propria riservatezza. Il messaggio di risposta automatica viene visualizzato da chiunque provi a mettersi in contatto con il lavoratore. Per questo motivo, non dovrebbero essere presenti informazioni sensibili o dati privati;
  • Controllare con attenzione le impostazioni di inoltro. Durante le ferie, molti lavoratori scelgono di attivare l’opzione di  “inoltro delle email” verso indirizzi appartenenti ad altri colleghi. Per evitare l’invio di e-mail sensibili o indesiderate, verificare la correttezza dei filtri applicati;
  • Disattivare il messaggio automatico una volta terminate le ferie. Questo step è essenziale affinché il lavoratore possa utilizzare di nuovo in autonomia la propria casella e-mail;
  • Gestire le e-mail accumulate: è necessario leggere tutte le e-mail ricevute nel periodo di assenza, così da fornire a clienti e colleghi le risposte desiderate secondo i consueti ritmi lavorativi.

Con Callbix puoi impostare molto più di un semplice messaggio automatico

Impostare un messaggio automatico permette di avvisare tempestivamente i mittenti dell’indisponibilità dell’azienda o di un professionista: quest’operazione, tuttavia, può essere ancora migliorata. Si potrebbe pensare, ad esempio, di personalizzare il contenuto in funzione del destinatario, per un’esperienza ancora più immersiva. Sarebbe inoltre conveniente poter offrire ai clienti la possibilità di prenotare una re-call una volta terminate le ferie, nel rispetto dei loro impegni lavorativi. Con Callbix puoi fare questo e molto altro.

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