Scopri tutti i segreti riguardanti la gestione telefonate in entrata per ottenere il meglio anche durante i periodi di assenza
Le chiamate dei clienti sono una preziosa opportunità per creare relazioni, fornire un’assistenza di qualità ma anche e soprattutto per chiudere nuovi affari. Non sempre, però, è possibile dare loro la giusta attenzione. Nei periodi di intenso lavoro, elaborare efficacemente il flusso in entrata diventa una vera e propria sfida. Definire una strategia efficace per la gestione delle telefonate in entrata – soprattutto quando non è possibile rispondere entro le tempistiche desiderate – è il primo passo per assicurare una comunicazione di qualità.
L’importanza della gestione delle telefonate in entrata
Una gestione efficace delle telefonate in entrata è essenziale per le aziende e i professionisti in partita IVA: dietro una semplice chiamata di routine potrebbe infatti nascondersi un’opportunità di up-selling o cross-selling. In questo caso, ogni singola chiamata persa potrebbe comportare la perdita di un cliente o di un’opportunità di vendita.
Organizzare al meglio il flusso in entrata è fondamentale anche per le aziende. Per un’impresa la reputazione è tutto: ogni telefonata in entrata è un’opportunità per fornire un servizio clienti di alta qualità, migliorando così il livello di gradimento generale. Ciò consente di incrementare in maniera indiretta anche le entrate, poiché un cliente soddisfatto è più propenso a tornare e a raccomandare l’azienda ad altri.
Le maggiori difficoltà da affrontare
Quando si desidera realizzare una strategia efficiente per la gestione delle telefonate in entrata, vi sono alcuni aspetti da non sottovalutare.
Il primo riguarda la disponibilità: non sempre è possibile rispondere immediatamente alle chiamate. Ci sono delle occasioni in cui farlo risulterebbe addirittura fuori luogo e poco professionale, come nel caso di riunioni o altre attività che richiedono l’attenzione immediata. Inoltre, un piano adeguato dev’essere necessariamente adottato durante il periodo di ferie, in cui il professionista o i dipendenti non sono tenuti a rispondere. Per ovviare a questo problema, è necessario elaborare una soluzione che sia facilmente scalabile, adattabile e attuabile all’occorrenza.
Il secondo punto riguarda il volume delle chiamate. In genere, il quantitativo di telefonate in entrata è direttamente proporzionale all’entità dell’azienda o al target raggiunto dal professionista in partita IVA. È più probabile che le attività di maggior successo ricevano un maggior numero di chiamate in entrata. Avere una strategia permette di gestire al meglio le interazioni senza investire eccessivamente in risorse dedicate.
L’ultimo punto riguarda la gestione del contenuto delle chiamate. Affrontare le interazioni telefoniche senza un iter strutturato e i mezzi necessari potrebbe comportare la perdita di informazioni importanti o ancora una non corretta registrazione delle richieste dei clienti. Anche in questo caso, avere un buon piano può aiutare a risparmiare tempo poiché consente di ridurre i tempi morti delle conversazioni, incrementando la qualità dell’immagine aziendale.
Strategie per una gestione ottimale delle telefonate in entrata
Fortunatamente ci sono diverse soluzioni che possono essere adottate per garantire una buona gestione delle telefonate in entrata, anche quando non puoi rispondere personalmente.
La soluzione più immediata prevede sicuramente l’utilizzo di un servizio di segreteria telefonica ben strutturato. In questo caso, la registrazione di un messaggio chiaro può fornire ai clienti tutte le istruzioni necessarie a ottenere assistenza in caso di linea occupata o di mancata risposta.
Questa strategia può essere ulteriormente ottimizzata mediante l’utilizzo di servizi di risposta telefonica, ossia l’adozione di operatori telefonici dedicati. Essi prevedono l’utilizzo di personale addetto a registrare i dettagli delle chiamate in modo accurato.
Questo team dovrebbe essere addestrato a gestire le richieste dei clienti, risolvere i problemi e fornire servizi di assistenza di elevata qualità. Si tratta comunque di una soluzione particolarmente dispendiosa, soprattutto se estesa alla gestione di tutte le chiamate in entrata. Al fine di limitare le uscite, il servizio di risposta telefonica dedicato potrebbe essere attivato solo in determinati periodi, come ad esempio quelli di intenso lavoro.
Se si desidera, invece, optare per una soluzione più smart ed economica, è possibile gestire le telefonate in entrata attraverso l’utilizzo di software adibiti alla gestione delle code telefoniche o all’invio di risposte automatiche.
I primi sono particolarmente indicati per business con alto volume di chiamate in entrata, in quanto consentono ai chiamanti di avere informazioni importanti in real-time, come il tempo di attesa previsto. Inoltre, tali sistemi permettono di organizzare, tramite la raccolta di messaggi e informazioni personali, una chiamata di ritorno, riducendo così il tasso di abbandono. I sistemi di messaggistica automatizzata, infine, consentono di fornire immediatamente una risposta ai clienti, finalizzata all’invio delle informazioni più rilevanti. Anche in questo caso, è possibile realizzare dei form finalizzati alla raccolta di dettagli importanti, come il motivo della chiamata, utilizzabili per il follow-up successivo.
Scegli Callbix per non perdere nessuna chiamata
Nei periodi di lavoro intenso è difficile avere il controllo sul flusso in entrata. Nel caso di professionisti in partita IVA, ciò potrebbe comportare una diminuzione delle occasioni di lavoro, con conseguente peggioramento delle entrate sul lungo termine. Una gestione delle chiamate non ottimale può arrecare importanti danni anche alle aziende, soprattutto in termini di performance dell’assistenza clienti. Callbix ha una soluzione per tutti.
Callbix fornisce il supporto necessario per gestire al meglio le conversazioni telefoniche. In caso di linea occupata o azienda chiusa, grazie a Callbix potrai dare ai tuoi clienti la possibilità di prenotare una recall, in maniera automatica e nel rispetto dei propri impegni. Puoi utilizzare CallBix anche a mo’ di app di raccolta dati clienti, permettendo a chi ti ha chiamato di compilare un form e descrivere il motivo della telefonata. Starà a te, poi, utilizzare i dati raccolti per gestire al meglio quel contatto.
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