Un’azienda che non comunica difficilmente sopravvive. Nel corso dei secoli, grazie al continuo sviluppo di nuove tecnologie, la comunicazione è mutata ad ogni livello, sia nei contesti sociali che professionali. A tal proposito, riteniamo possa essere utile un approfondimento relativo a due concetti molto importanti: comunicazione sincrona e asincrona.
Ogni giorno, le aziende utilizzano sia mezzi di comunicazione sincrona (videoconferenze) che asincrona (e-mail). In questo articolo andremo a descriverli dettagliatamente, evidenziando caratteristiche, benefici e vantaggi di entrambe le tipologie di comunicazione. Non mancheranno esempi utili che aiuteranno a comprendere ancora meglio le possibili applicazioni nel mondo del business dei due concetti.
Che cos’è la comunicazione sincrona?
La comunicazione sincrona è un metodo di interazione in cui le persone interagiscono in tempo reale, creando un immediato scambio di informazioni. Questa forma di comunicazione è caratterizzata da una connessione istantanea tra gli individui, consentendo loro di comunicare come se si trovassero fisicamente nello stesso luogo, anche se distanti geograficamente.
Un esempio di comunicazione sincrona sono le live chat, le quali permettono conversazioni testuali immediate tra due o più persone. La comunicazione sincrona, però, non si limita solo alla scrittura ma si estende anche alle videochiamate e alle telefonate, le quali consentono la trasmissione in diretta sia del suono che dell’immagine vengono trasmessi in diretta.
Questo tipo di comunicazione è ideale per situazioni in cui è fondamentale l’interazione immediata. Ad esempio, le videoconferenze aziendali consentono ai team di lavorare insieme in tempo reale, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica, facilitando la collaborazione e la condivisione di informazioni importanti. Anche nel rapporto tra aziende e clienti la gestione della comunicazione sincrona può giocare un ruolo determinante. Pensiamo, ad esempio, ad una telefonata commerciale.
Che cos’è la comunicazione asincrona?
La comunicazione asincrona è un metodo di interazione in cui le persone comunicano in momenti diversi, dunque non in tempo reale. Questo approccio permette ai partecipanti di prendersi il proprio tempo per elaborare le informazioni e rispondere quando è più comodo. La comunicazione asincrona è ampiamente supportata da vari mezzi digitali, tra cui:
- Email;
- Messaggi vocali;
- Forum online;
- Social media.
La comunicazione asincrona si caratterizza per un elevato grado di flessibilità: le persone possono partecipare alle conversazioni senza l’obbligo di rispondere immediatamente. Ciò è particolarmente utile in situazioni in cui i partecipanti hanno impegni personali o professionali che rendono difficile la sincronizzazione delle comunicazioni.
Ad esempio, la comunicazione asincrona è uno strumento molto utile per le aziende internazionali, in quanto permette ai team sparsi in tutto il mondo di collaborare senza dover lavorare simultaneamente. Nel complesso, la comunicazione asincrona offre una flessibilità preziosa che è fondamentale in molte situazioni ma, rispetto alla comunicazione sincrona, comporta una maggiore attenzione alla gestione del tempo e delle aspettative.
Vantaggi e limiti della comunicazione sincrona
I vantaggi principali associati alla comunicazione sincrona sono i seguenti:
- Interazione istantanea;
- Comunicazione chiara e diretta;
- Feedback in tempo reale.
La comunicazione sincrona consente un’interazione immediata tra i partecipanti, fondamentale in situazioni aziendali che richiedono risposte rapide. Ad esempio, durante una riunione aziendale in videoconferenza, i membri del team possono prendere decisioni istantanee e risolvere problemi in tempo reale, migliorando la produttività. Inoltre, la possibilità di comunicare in tempo reale permette ai partecipanti di porre domande, ottenere risposte e chiarire eventuali dubbi, riducendo il rischio di incomprensioni o fraintendimenti.
Di seguito, invece, alcuni dei limiti della comunicazione sincrona:
- Necessità di coordinazione;
- Rischi di distrazioni o interruzioni;
- Costi operativi.
Affinché una comunicazione possa svolgersi in maniera sincronizzata, tutti i partecipanti devono essere presenti all’orario concordato. Potrebbero esserci delle difficoltà soprattutto per le comunicazioni internazionali tra team, a causa per esempio del fuso orario. Il rischio di interruzioni, causato da notifiche, telefonate o da una connessione instabile, è sempre dietro l’angolo. Infine, l’utilizzo della tecnologia adatta per l’organizzazione di eventi comunicativi in modalità sincrona potrebbe comportare dei costi operativi non trascurabili.
Pro e contro della comunicazione asincrona
Ecco una sintesi dei principali vantaggi della comunicazione asincrona:
- Flessibilità temporale;
- Archiviazione informazioni;
- Focus sulla fase di riflessione.
La comunicazione asincrona consente ai partecipanti di comunicare in base alle loro esigenze, una flessibilità che si rivela particolarmente preziosa in un mondo in cui la giornata di ognuno di noi è caratterizzata da moltissimi impegni. Alcuni strumenti permettono, inoltre, la registrazione delle comunicazioni asincrone e la loro archiviazione. Ciò ti permette di poter fare affidamento in qualsiasi momento alle informazioni archiviate, riflettendo ed elaborando risposte adeguate.
Ecco, invece, i limiti della comunicazione asincrona:
- Risposte in ritardo;
- Assenza di interazione diretta;
- Rischio di perdita di focus.
Poiché la comunicazione asincrona non richiede una risposta immediata, potrebbero verificarsi ritardi nelle risposte, il che potrebbe essere problematico in situazioni che richiedono decisioni rapide o risposte immediate. La mancanza di interazione faccia a faccia o di una conversazione in tempo reale può rendere difficile la comprensione delle emozioni o delle intenzioni dell’interlocutore, specialmente quando si utilizzano solo messaggi scritti.
A causa della flessibilità temporale che la caratterizza, la comunicazione asincrona può portare a conversazioni frammentate o a discussioni che si trascinano per lungo tempo, influendo sulla concentrazione dei partecipanti e sugli obiettivi della comunicazione stessa.
Comunicazione sincrona e asincrona con CallBix: alcune info utili
CallBix nasce come strumento di supporto sia per la comunicazione sincrona che asincrona. Il nostro risponditore automatico, infatti, può rispondere a tutte quelle telefonate che aziende e professionisti non riescono a gestire (centralini occupati, uffici chiusi, personale in ferie etc.). La mancata risposta mette, dunque, in atto dinamiche di comunicazione ibride tra la forma sincrona ed asincrona. Con CallBix, infatti, l’asse della conversazione si sposta sull’SMS (strumento di comunicazione asincrona) o su WhatsApp (strumento di comunicazione sincrona se entrambi gli interlocutori sono connessi e chattano in tempo reale oppure asincrona se solo uno dei due sta utilizzando l’app).
Puoi, però, utilizzare CallBix anche a supporto delle tue comunicazioni sincrone. Qualora, infatti, fossi tu a rispondere direttamente alla telefonata, potresti usufruire del nostro assistente telefonico per l’invio in tempo reale di informazioni utili al tuo potenziale cliente, come ad esempio un catalogo, un link ad una pagina di prenotazione appuntamenti o di iscrizione ad un evento, un form di raccolta dati e così via. Dai un’occhiata alla home page per saperne di più su CallBix, il risponditore telefonico certificato Microsoft.