Come rispondere al telefono in ufficio: il vademecum

come rispondere al telefono in ufficio: guida completa

Scopri come rispondere al telefono in ufficio e come concludere una chiamata in maniera professionale

In questa guida spiegheremo nel dettaglio come rispondere al telefono in ufficio, dunque in contesti professionali. Negli ultimi anni, l’importanza delle comunicazioni digitali è cresciuta notevolmente: chat, bot e videoconferenze sono diventate parte integrante della vita lavorativa. Questi mezzi hanno però affiancato e non sostituito il telefono, il quale è ancora uno dei mezzi di interazione più usati dai professionisti.

Saper rispondere al telefono in modo professionale ed efficace è fondamentale per dare una buona immagine dell’azienda ed è per questo una competenza molto apprezzata. Basta un po’ di pratica e qualche piccolo accorgimento per sfruttare al massimo questo tipo di comunicazione, impressionando così clienti, collaboratori e partner commerciali.

Cosa fare prima di una chiamata

Un cliente sceglie di contattare telefonicamente un’azienda per ottenere informazioni, presentare un reclamo o lasciare dei feedback. Il contatto telefonico è spesso il primo e unico punto di incontro diretto tra azienda e acquirente: è per questo che un’interazione di bassa qualità può influenzare notevolmente la percezione di un’impresa. Per migliorare questo aspetto basta seguire pochi e semplici consigli.

Prima di tutto, all’inizio della giornata lavorativa è bene assicurarsi che tutti gli strumenti tecnici siano funzionanti, così come il livello di carica del telefono, la qualità dell’audio e la connessione di rete. Inoltre, è bene pianificare le pause in anticipo: in questo modo, le chiamate non saranno interrotte e non ci saranno lunghi periodi di attesa.

Un altro aspetto importante riguarda il tono da utilizzare durante l’interazione. A questo proposito l’identificazione del chiamante gioca un ruolo importante: sapere in anticipo se l’interlocutore è un collega interno o un cliente importante permette di modulare con attenzione il registro da utilizzare.

Come rispondere al telefono in ufficio: cosa fare durante una chiamata

Quando ricevi una chiamata, rispondere entro pochi squilli è cortesia. Un tempo di attesa prolungato può infatti essere frustrante per il chiamante e dare l’impressione di scarsa professionalità.

Al momento della risposta, l’operatore deve identificarsi con il nome dell’azienda e il suo nome. Così facendo, fornisce le informazioni necessarie al chiamante, accorciando al contempo le distanze con quest’ultimo, e inizia la chiamata in modo professionale.

Poiché il chiamante non può vedere il viso dell’operatore, il tono di voce assume un ruolo importantissimo e diventa ancora più centrale durante le conversazioni particolarmente tese. Utilizzare un tono pacato e disponibile aiuta a trasmettere cordialità e serenità e a mantenere un clima disteso.

Affinché il cliente si senta al centro dell’attenzione, l’operatore deve praticare l’ascolto attivo. Il segreto per mostrare interesse per il cliente è fare domande e dimostrare empatia. Questo punto è importantissimo poiché contribuisce non solo a risolvere i problemi in modo efficace, ma anche a creare una connessione positiva con l’acquirente. Per ricevere informazioni dettagliate dai clienti, è bene utilizzare domande aperte ossia quelle che non richiedono risposte brevi come un “si” o un “no”.

Come affrontare le situazioni spiacevoli che possono verificarsi durante una chiamata

Durante una telefonata l’operatore potrebbe dover dare risposte o effettuare operazioni non particolarmente piacevoli per il cliente. Per attutire l’impatto di queste ultime, è bene cercare di “addolcire” la pillola.

Aldilà delle proprie competenze, non sempre l’operatore è in grado di risolvere in maniera tempestiva e corretta un problema. Se ciò accade, l’operatore deve rispettare gli impegni del cliente spiegando gli step necessari alla risoluzione del problema e un tempo stimato per la risoluzione.

Può capitare, inoltre, che il cliente chiami un dipartimento non adatto alla risoluzione del suo problema. In questo caso, la chiamata dev’essere trasferita. Per fare questo passaggio in maniera professionale, è bene spiegare al chiamante il motivo del trasferimento, fornendogli tutte le informazioni necessarie per proseguire la conversazione in maniera naturale.

Questo atteggiamento dev’essere esteso anche ai momenti di attesa, poiché bisogna evitare di far attendere il chiamante senza spiegazioni. Prima di interrompere la chiamata con il cliente, è importante fornire le informazioni riguardanti il tempo stimato di attesa.

Come rispondere al telefono in ufficio: interrompere la chiamata in modo professionale

Una volta fornite le informazioni necessarie al cliente, un operatore deve saper concludere la chiamata in modo professionale. Anche in caso di reclami o conversazioni particolarmente problematiche, ringraziare il cliente per aver chiamato e per la fiducia data all’azienda è cortesia.

Prima dei saluti, è bene fare però un breve riassunto dei punti principali discussi e, se presenti, delle future azioni da intraprendere per risolvere definitivamente il problema presentato. Se, ad esempio, il chiamante dovrà inviare documenti o richiamare il cliente, è bene ricordarlo prima di chiudere la chiamata. Quest’azione è di aiuto sia per il cliente che per l’operatore poiché permetterà di ricordare gli impegni presi e dimostrare responsabilità e affidabilità.

Scegli Callbix per non perdere neanche una chiamata

Ogni interazione telefonica è un’opportunità per creare un’impressione positiva o concludere un affare, contribuendo al successo dell’azienda. Seguendo questi consigli potrai rispondere al telefono in ufficio in modo professionale a clienti e collaboratori.

Anche le interazioni perse hanno un impatto sull’immagine aziendale. In assenza di un servizio di call assistant quando un professionista è in ferie, impegnato nella propria attività lavorativa o comunque fuori servizio, le chiamate perse – e quindi decine di potenziali opportunità lavorative –  rischiano di finire nel dimenticatoio. Per risolvere questo problema, scegli Callbix.

Callbix è un servizio per professionisti e aziende in grado di migliorare la gestione delle telefonate, eliminando i tempi morti durante le interazioni. In che modo? Consentendo l’invio di messaggi e pagine informative personalizzate, finalizzate all’organizzazione di re-call, presa appuntamenti e, in generale, allo scambio efficace di dati e informazioni. Grazie al solido supporto di Microsoft Booking è possibile fare tutto ciò in pochi clic e nel rispetto dei propri impegni. Callbix è molto più di un semplice risponditore automatico: per ulteriori informazioni visita il sito web. 

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