Scopri come comunicare ai clienti la chiusura per ferie in maniera efficace e con pochi sforzi
Le ferie estive rappresentano un momento di pausa e riposo. Il segreto per recuperare le energie necessarie ad affrontare la restante parte dell’anno lavorativo è godersele al meglio. Prima di partire per le vacanze, però, è bene avvisare i propri clienti riguardo il periodo di inattività. Avere una strategia finalizzata su come comunicare ai clienti la chiusura per ferie è la soluzione ideale per evitare malintesi e fraintendimenti, i quali potrebbero peggiorare l’immagine dell’azienda.
Agire con largo anticipo
La chiave per un’interazione efficace è la pianificazione anticipata: il periodo di chiusura estiva deve essere, quindi, stabilito sin dalle primissime fasi dell’organizzazione dell’anno lavorativo. Così facendo, tutti i clienti potranno essere al corrente della chiusura dell’azienda con adeguato preavviso. Ciò permetterà loro di organizzarsi di conseguenza, prendendo tutti i provvedimenti necessari per far fronte all’assenza.
Comunicazione chiusura per ferie: fornire tutte le informazioni utili a fronteggiare le emergenze
Quando si deve comunicare ai clienti la chiusura per ferie, è importantissimo essere chiari ed esaustivi. Per questo motivo, è necessario indicare non solo la data di ritorno in ufficio ma anche tutte le informazioni relative alle modalità di contatto alternative durante l’assenza. Ad esempio, se a chiudere per ferie è un’azienda con un servizio clienti, è bene indicare un numero di telefono o un indirizzo email a cui rivolgersi in caso di emergenze.
Coinvolgere più canali di comunicazione per informare senza limitazioni
Condividere un aggiornamento riguardante il periodo di ferie sui profili social aziendali potrebbe non essere sufficiente a raggiungere l’intero target. Per comunicare ai clienti informazioni sulla chiusura è consigliabile utilizzare diversi canali. Si potrebbe inviare un’email di avviso a tutti i clienti presenti nel database aziendale, condividere un annuncio sul blog dell’attività o addirittura inviare una notifica tramite SMS. Grazie a questa strategia è possibile ridurre la distanza con tutti i clienti, qualunque sia il canale preferenziale di comunicazione.
Offrire alternative valide per limitare la perdita
Per un’azienda, è fondamentale offrire ai clienti delle soluzioni temporanee finalizzate alla limitazione dei disagi. Essi, infatti, potrebbero aver bisogno di un determinato servizio durante il periodo di assenza.
Questa problematica riguarda principalmente le attività dedite alla vendita di prodotti, come ad esempio dei negozi online. In questo caso, offrire spedizioni gratuite o sconti speciali su prodotti acquistati in un periodo specifico potrebbe dissuadere i clienti dal rivolgersi ad altre aziende, invogliandoli a beneficiare dei servizi in un momento diverso rispetto a quello previsto.
Le interazioni sono alla base di un buon rapporto cliente-azienda
Una comunicazione interattiva ed efficiente è uno dei pilastri fondamentali di un’attività di successo. Fare particolare attenzione a questo aspetto prima e dopo la chiusura per ferie consente di mantenere una buona relazione con i clienti.
È probabile che alcuni dubbi e preoccupazioni possano sorgere in questi due specifici momenti: rispondere prontamente ad e-mail e messaggi sui social media consente di rassicurare i clienti in maniera reattiva, se necessario.
Programmare dei contenuti sui social media
La maggior parte delle aziende utilizza i principali social media per comunicare con i clienti. Grazie alla programmazione dei contenuti puoi garantire un flusso costante di informazioni, assicurando un coinvolgimento del pubblico costante e di qualità.
Inoltre, avere un piano social coerente consente di non interrompere la propria strategia di marketing. Affinché gli sforzi precedenti non siano vanificati, l’inizio delle ferie non deve intaccare lo svolgimento delle campagne promozionali in corso. Realizzando una programmazione coerente, l’azienda può continuare a raggiungere i propri obiettivi e a mantenere alto il focus sulle iniziative di marketing già intraprese.
In caso di attività dedite alla vendita di prodotti, anche il Servizio Clienti può trarre vantaggi da un buon uso dei social durante il periodo di ferie. Programmando contenuti informativi e risposte a domande frequenti, è possibile fornire un supporto costante senza grandi sforzi.
Analizzare bene i feedback prima della ripartenza.
Durante il periodo di ferie, è molto probabile che i clienti abbiano comunque interagito con l’azienda. Rispondere a tutte le richieste in sospeso e riorganizzare il lavoro in tempi rapidi consente di tornare alla normalità velocemente.
È necessario, tuttavia, dare a questo passaggio la giusta importanza: ogni piccolo feedback può trasformarsi in una preziosa fonte di spunti, se ben analizzato. Leggere con attenzione le e-mail ricevute, i commenti sui social media o le informazioni ottenute attraverso altri canali di informazione può aiutare a migliorare la comunicazione futura.
Creare un messaggio personalizzato
I clienti amano sentirsi “speciali”: impostando un messaggio personalizzato riguardante la chiusura per ferie è possibile entrare maggiormente in sintonia con il pubblico, rafforzando allo stesso tempo l’identità dell’attività. L’azienda, inoltre, può cogliere quest’opportunità non solo per informare ma anche per mostrare la propria gratitudine verso i clienti.
Impostare un messaggio personalizzato è semplice se si dispone di tool specifici: questa modalità di risposta può essere estesa alla maggior parte dei canali di comunicazione, dalle e-mail alle chiamate, fino ai social media.
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