
Ti piacerebbe sapere come chiamare un potenziale cliente che ha mostrato un interesse concreto verso i tuoi prodotti o servizi ma con il quale non hai mai parlato? Leggi il nostro articolo per scoprire alcuni consigli utili per approcciare nel modo migliore alla telefonata.
Nell’ambito delle relazioni tra aziende/professionisti e consumatori finali esistono diversi step che è necessario affrontare prima di arrivare al risultato finale desiderato. Un professionista che utilizza la comunicazione telefonica deve necessariamente conoscere la storia della “relazione” con l’utente. Maggiori sono le informazioni in tuo possesso, più elevate saranno le probabilità di fare breccia nel cuore del consumatore.
Anche in quei casi in cui vi sia un palese interesse della controparte verso ciò che hai da offrire (contrariamente, ad esempio, alle telefonate a freddo), ciò non si traduce automaticamente in una vendita sicura. Le variabili che potrebbero entrare in gioco sono tante. Ecco, dunque, sei errori da evitare per non trasformare un prospect in un cliente perso e, dunque, in un’occasione di business mancata.
1) Chiamare il prospect ad un orario diverso da quello concordato
Chiamare un prospect al di fuori dell’orario concordato è uno degli errori più comuni che un professionista può commettere durante una telefonata commerciale.
Se l’utente ha dedicato del tempo alla prenotazione di un appuntamento telefonico online, è fondamentale rispettare scrupolosamente quell’orario. Non solo dimostrerai una corretta etica professionale, ma trasmetterai anche un messaggio di rispetto e attenzione nei confronti del cliente e delle sue esigenze.
Chiamare il cliente in ritardo può comportare diverse conseguenze negative. In primo luogo, rischieresti di disturbare il prospect durante altre attività, creando un impatto negativo sin dall’inizio della conversazione. Il cliente potrebbe percepire la tua chiamata come invadente e poco professionale, influenzando negativamente la sua percezione rispetto al tuo brand e ai tuoi prodotti/servizi.
Per ottimizzare le procedure di prenotazione appuntamenti telefonici e evitare errori di timing, puoi considerare l’utilizzo di apposite applicazioni e software. Abbiamo pubblicato un articolo dedicato alle App per prendere prenotazioni, all’interno del quale puoi trovare suggerimenti su come sfruttare al meglio queste soluzioni per semplificare la gestione degli appuntamenti e garantire la massima efficienza nella comunicazione con i clienti.
Tra le App è presente anche CallBix. Il nostro assistente telefonico virtuale si attiva quando è un cliente a chiamare te e a non ricevere risposta. In tutti questi casi CallBix invia un SMS o un WhatsApp al potenziale cliente, invitandolo a compiere un’azione a scopo di marketing che può coincidere con la prenotazione di un appuntamento o la compilazione di un form. Si tratta di uno strumento molto potente ai fini di una gestione clienti efficace per liberi professionisti ma non solo. Abbiamo, infatti, soluzioni ad hoc anche per le aziende che utilizzano centralini VoIP e linee telefoniche tradizionali.
2) Utilizzare un solo mezzo/canale di comunicazione
Quando si tratta di chiamare un potenziale cliente, affidarsi esclusivamente alla comunicazione telefonica potrebbe rivelarsi un errore. Sebbene il telefono sia un mezzo tradizionale ed efficace per stabilire contatti diretti, è importante sapere che esistono altre possibilità di interazione altrettanto rilevanti.
Immagina di aver provato a chiamare un potenziale cliente, ma di non aver ottenuto risposta o, comunque, di non essere riuscito a portare avanti la conversazione, magari a causa di una linea disturbata o di un segnale debole. In situazioni come queste, la comunicazione telefonica potrebbe fallire. Ecco perché è fondamentale integrare diversi canali di comunicazione nella tua strategia di contatto con i clienti.
Oltre alla chiamata telefonica, considera l’utilizzo di altre opzioni di comunicazione come l’e-mail, gli SMS, i messaggi WhatsApp. Questi canali possono rivelarsi altrettanto efficaci per raggiungere i potenziali clienti e fornire loro informazioni importanti, oppure per avvisarli della necessità di concordare un nuovo appuntamento telefonico.
3) Prepararsi in modo inadeguato
Se c’è un aspetto cruciale che può determinare il successo o il fallimento di una telefonata con un potenziale cliente, questo è senza dubbio la preparazione. Effettuare una chiamata con scarse informazioni può portare a risultati deludenti e compromettere l’opportunità di instaurare un rapporto duraturo con il cliente.
Se sei abituato a gestire numerose telefonate al giorno, potresti perdere la bussola e presentarti all’appuntamento telefonico con scarse o inesatte informazioni. Non dimenticare, però, che ogni cliente è un individuo unico con esigenze specifiche. Prepararti adeguatamente significa dedicare il tempo necessario a conoscere la storia del cliente, i suoi interessi e le informazioni che hai raccolto in fase di prenotazione.
A tale scopo, puoi utilizzare strumenti come fogli di calcolo e CRM (Customer Relationship Management) per tenere traccia delle interazioni e delle informazioni importanti relative ai tuoi potenziali clienti. In questo modo, avrai sempre a portata di mano i dettagli rilevanti prima di effettuare una chiamata.
Sapevi che CallBix, il nostro assistente telefonico, può integrarsi facilmente con il tuo CRM? Scopri di più su come CallBix può connettersi all’intera infrastruttura software della tua azienda.
4) Ascoltare poco l’utente
Affinché sia realmente efficace, una comunicazione deve essere bidirezionale. Ascoltare attentamente l’utente è tanto importante quanto presentare il proprio messaggio in modo convincente.
Anzi, lo scenario ideale è quello in cui si raggiunge un equilibrio tra ciò che desidera riferirti il cliente e ciò che devi comunicare tu. Troppo ascolto e poca interazione potrebbero dare l’impressione che tu non abbia nulla da offrire; di contro, parlare in modo esagerato potrebbe far sentire l’utente sopraffatto o trascurato.
A riprova del tuo interesse nei confronti della controparte, cerca sempre di porre delle domande pertinenti ma non eccessivamente invasive. Ciò ti aiuterà a ottenere informazioni più dettagliate e a presentare soluzioni che siano in grado di soddisfare le esigenze del cliente.
5) Mostrare uno scarso entusiasmo
Non sottovalutare il potere dell’entusiasmo e della positività. Una chiamata noiosa e priva di energia può restituire una cattiva impressione. Mostrare interesse e coinvolgimento durante il dialogo con il tuo interlocutore può influenzare positivamente l’atmosfera della conversazione e trasmettere un’energia positiva.
Anche se il tuo potenziale cliente non può vederti, dal tono della tua voce può emergere chiaramente il tuo stato d’animo. Approccia alla chiamata con un bel sorriso per contribuire a creare un’atmosfera più amichevole e rilassata.
Per raggiungere questo scopo ti consigliamo di utilizzare un tono di voce vivace e coinvolgente ma soprattutto genuino. L’engagement è più efficace se è autentico. Cerca di essere sincero e appassionato riguardo all’argomento della conversazione. Allo stesso modo, evita di parlare troppo veloce. La chiarezza nella comunicazione può aiutare a mantenere viva l’attenzione del tuo interlocutore.
Occhio sempre a non esagerare. Il coinvolgimento emotivo non deve mai trasformarsi in insistenza o invadenza. Non andare oltre rispetto allo spazio e ai margini di manovra che il potenziale cliente è disposto a concederti.
6) Andare di fretta oppure prolungare eccessivamente la chiamata
È sempre una questione di equilibrio. Durante una chiamata con un potenziale cliente, è importante raggiungere il giusto compromesso tra la tua esigenza di portare a casa quanto prima il risultato ed il rischio di prolungare eccessivamente la chiamata. Si tratta di situazioni estreme, entrambe passibili di influenzare negativamente l’efficacia della comunicazione.
Poiché le tempistiche delle chiamate possono essere imprevedibili, è essenziale essere flessibili e adattarsi alle esigenze del cliente. Se hai altre telefonate o impegni, cerca di organizzarti in modo da poter dedicare il giusto tempo a ciascuna conversazione.
Se ti rendi conto che il cliente è di fretta o ha poco tempo a disposizione, cerca di trovare una soluzione che soddisfi entrambi. Potresti proporre di fissare un nuovo appuntamento telefonico per proseguire la conversazione in modo più approfondito e con la dovuta serenità.