Un centralino telefonico VoIP rappresenta un’alternativa sempre più valida alla telefonia tradizionale. Del resto, nell’ultimo decennio l’evoluzione tecnologica ha già cambiato le modalità di accesso a moltissimi servizi. Anche il settore della telefonia non è rimasto a guardare. La crescita su ampia scala della velocità di connessione ad Internet ha portato ad una grande diffusione dei servizi VoIP.
Il centralino telefonico VoIP rappresenta il fulcro di questa rivoluzione. È una soluzione flessibile, scalabile e altamente personalizzabile che consente alle aziende di effettuare chiamate vocali e video tramite Internet, superando i limiti delle infrastrutture telefoniche tradizionali. Andiamo a vedere cosa s’intende per centralino telefonico VoIP nonché le funzioni ed i vantaggi che esso offre, anche in confronto alle linee telefoniche classiche.
Cos’è un centralino telefonico VoIP?
Il VoIP (acronimo diVoice over Internet Protocol) è una tecnologia grazie alla quale i messaggi vocali e altri tipi di comunicazioni vengono trasmessi attraverso Internet. Le chiamate effettuate da un centralino VoIP offrono tutte le funzioni tipiche dei sistemi telefonici PBX (Private Branch eXchange, le reti telefoniche private utilizzate nei contesti aziendali), vale a dire:
- Linee telefoniche multiple;
- IVR (Interactive Voice Response);
- Inoltro di chiamata;
- Avviso di chiamata;
- ID chiamante.
Differenze tra linee telefoniche tradizionali e centralini VoIP
Le linee telefoniche tradizionali sono state a lungo il pilastro su cui si è poggiata gran parte della comunicazione delle aziende. Andiamo a vedere quali sono le sostanziali differenze rispetto ai centralini VoIP.
Infrastruttura
Mentre le linee telefoniche tradizionali richiedono un cablaggio dedicato e delle linee telefoniche fisiche, il VoIP sfrutta la connettività Internet per trasmettere chiamate vocali e dati. Ciò elimina la necessità di costosi impianti di cablaggio e semplifica notevolmente l’installazione.
Costi Operativi
Le linee telefoniche tradizionali spesso comportano costi fissi elevati, soprattutto per le chiamate internazionali. Il VoIP, invece, consente di effettuare chiamate a basso costo tramite Internet, riducendo notevolmente le spese telefoniche.
Scalabilità
I centralini telefonici VoIP sono altamente scalabili e possono essere facilmente adattati alle esigenze delle aziende. È possibile aggiungere o rimuovere utenti e funzionalità con facilità, senza dover apportare modifiche significative all’infrastruttura.
Funzionalità Avanzate
Il VoIP offre una vasta gamma di funzionalità avanzate, come il trasferimento di chiamata, la segreteria telefonica virtuale, videochiamate e messaggistica integrata. Queste caratteristiche migliorano l’efficienza delle comunicazioni aziendali e permettono una maggiore flessibilità.
Mobilità
Grazie al VoIP, i dipendenti possono effettuare e ricevere chiamate aziendali da qualsiasi luogo in cui vi sia una connessione Internet. Ciò migliora la produttività e consente di non interrompere il flusso delle comunicazioni aziendali anche al di fuori degli uffici.
Integrazione
I centralini VoIP sono in grado di integrarsi facilmente con altre applicazioni aziendali, come la posta elettronica e il CRM. Ciò consente una gestione più efficiente delle informazioni e una migliore esperienza anche per il cliente finale.
Centralino Telefonico VoIP: Pro e Contro
Abbiamo poc’anzi rimarcato le differenze tra centralini telefonici VoIP e linee telefoniche PBX. Adesso, è il momento di approfondire pro e contro dei sistemi telefonici che utilizzano il VoIP.
Vantaggi
- Costi complessivi inferiori;
- Portabilità (non c’è bisogno di cambiare numero se si passa ad un altro gestore);
- Possibilità di utilizzare contemporaneamente diversi canali di comunicazione (chat, SMS, telefono);
- Alta scalabilità;
- Maggiori opportunità comunicative per i team delle aziende internazionali;
- Facilità di integrazione con gli altri software comunemente utilizzati dalle aziende (CRM, ad esempio).
Svantaggi
- Il VoIP potrebbe non essere la scelta migliore per quelle aziende i cui uffici si trovano in zone in cui la connessione ad Internet non è ancora molto veloce e stabile;
- Affinché sia possibile garantire una buona qualità delle telefonate, serve una larghezza di banda adeguata.
Come capire se è il momento di passare al VoIP?
Molto dipende dalle esigenze telefoniche della tua azienda. Se, ad esempio, il numero di telefonate in entrata è esiguo, il VoIP potrebbe non essere la soluzione migliore. Se, invece, devi gestire molte telefonate ed hai intenzione di predisporre un vero e proprio call center, difficilmente potrai fare a meno di un centralino VoIP.
Anche le aziende caratterizzate da elevata stagionalità potrebbero trovare conveniente il passaggio al VoIP. Ciò in quanto l’aggiunta di nuove linee può essere effettuata in modo semplice, senza costi extra.
Se hai bisogno di integrare i dati provenienti dalle telefonate con altri software aziendali, il VoIP è fondamentale. Lo stesso vale anche per le aziende che hanno adottato lo smart working. Con il VoIP, infatti, è molto più semplice organizzare chiamate virtuali e video-conference.
Come passare ad un centralino telefonico VoIP?
Innanzitutto, dovrai scegliere un fornitore di servizi VoIP affidabile e che conosca le tue esigenze. Sarà, infatti, necessario concordare un piano di migrazione che potrebbe causare delle interruzioni dal punto di vista operativo. Per far sì che il tuo team possa sin da subito essere preparato all’utilizzo del VoIP, ti consigliamo di organizzare una sessione di formazione per i dipendenti.
Dopo l’implementazione, effettua test approfonditi per assicurarti che il sistema VoIP funzioni correttamente. Molti provider VoIP offrono anche il servizio di post-vendita. Potresti approfittare dell’assistenza per risolvere eventuali problemi o per ottimizzare ulteriormente il sistema.
Come si integra un centralino telefonico VoIP con CallBix?
Il modo in cui funziona CallBix, l’assistente telefonico che ti supporta nella gestione delle telefonate, può cambiare a seconda del fatto che l’azienda utilizzi un VoIP integrato o meno. Ad esempio, vi sono alcune soluzioni telefoniche come VoiSpeed o NexiVoIP che sono già integrate con CallBix. In questi casi, il funzionamento di CallBix è abbastanza semplice. Le opzioni sono due:
- Se il tuo cliente chiama la numerazione associata a CallBix da un telefono mobile, chi ha chiamato riceverà direttamente l’SMS o il messaggio WhatsApp CallBix preimpostato;
- In caso di chiamata proveniente da rete fissa, un risponditore IVR inviterà il chiamante a comporre sul tastierino del telefono il numero di cellulare su cui ricevere l’SMS/WhatsApp CallBix.
Se, invece, utilizzi nella tua azienda un centralino telefonico VoIP non integrato con CallBix, il funzionamento è abbastanza simile. C’è solo un passaggio in più di cui dovrai farti carico, vale a dire attivare in via preliminare un trasferimento di chiamata verso il numero CallBix che è già incluso nel tuo piano di abbonamento.
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